Embaucher un nouveau salarié est une étape clé pour toute entreprise. Parmi les formalités obligatoires, la DPAE est souvent la première à réaliser. Je vous guide pour comprendre cette déclaration essentielle.
Comprendre la DPAE : la formalité incontournable de l’embauche
Qu’est-ce que la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) ?
La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) est une démarche obligatoire. Elle informe l’Urssaf ou la MSA de votre intention de recruter. Cette formalité doit être effectuée avant la prise de fonction du salarié. Elle remplace l’ancienne Déclaration Unique d’Embauche (DUE).
Les 6 formalités regroupées par la DPAE
La DPAE simplifie grandement vos démarches. Elle regroupe plusieurs obligations en une seule déclaration. C’est un gain de temps appréciable pour l’employeur.
Voici les formalités regroupées par la DPAE et leurs bénéfices :
| Formalités regroupées par la DPAE | Bénéfice pour l’employeur |
|---|---|
| Déclaration d’une première embauche dans un établissement | Ouverture du compte employeur Urssaf |
| Demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la Sécurité sociale | Ouverture des droits sociaux du salarié |
| Demande d’affiliation au régime d’assurance chômage (France Travail) | Garantie de couverture chômage pour l’employeur et le salarié |
| Demande d’adhésion à un service de santé au travail | Prise en charge de la santé au travail du salarié |
| Déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail pour la visite médicale obligatoire | Respect de l’obligation de suivi médical |
| Liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS) | Simplification des démarches déclaratives annuelles |
Qui est concerné par la DPAE ?
Employeurs et structures concernées
Vous devez réaliser une DPAE quelle que soit la taille de votre entreprise. Cela concerne tous les employeurs privés. Les associations sont également soumises à cette obligation. Les entreprises de travail temporaire déclarent leur personnel permanent.
Elles déclarent aussi leurs intérimaires à chaque mission. Les groupements d’employeurs sont aussi concernés par la DPAE.
Types de contrats visés
La DPAE s’applique à tous les types de contrats. Cela inclut les CDI, les CDD et les contrats d’apprentissage. Même les contrats saisonniers et de professionnalisation requièrent cette formalité. L’obligation s’applique même si vous avez déjà employé ce salarié.
Quand et comment réaliser sa DPAE ?
Délais et moments clés
La DPAE doit être adressée à l’Urssaf avant la prise de fonction. Elle doit l’être également avant le début de la période d’essai. Le plus tôt possible, dans les 8 jours précédant la date de l’embauche.
Je me souviens d’un client, une PME du bâtiment, qui avait embauché un nouveau maçon. Il avait envoyé la DPAE le jour même de la prise de poste, pensant être dans les temps.
Lors d’un audit de l’Urssaf, cela a été relevé comme une non-conformité mineure. Le contrôleur a insisté sur le « avant » la prise de fonction, même si ce n’était pas intentionnel. Cela a conduit à des justifications supplémentaires.
Plateformes de déclaration en ligne
Vous pouvez transmettre votre DPAE par internet. Pour votre premier salarié, utilisez due.urssaf.fr pour créer votre compte employeur. Ensuite, net-entreprises.fr est la plateforme de référence. Vous pouvez y saisir un formulaire en ligne ou déposer un fichier.
Déclaration obligatoire en ligne pour les grands employeurs
Si vous avez réalisé plus de 50 DPAE l’année civile précédente, la déclaration en ligne est obligatoire. Ne pas respecter cette obligation entraîne une pénalité. Cette pénalité s’élève à 0,5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale.
Éléments obligatoires à mentionner
Pour remplir votre DPAE, certaines informations sont cruciales. Vous devez indiquer la dénomination sociale ou vos nom et prénom d’employeur. Le code Naf (APE), le n° Siret et l’adresse de l’établissement sont également requis.
Vous devrez aussi mentionner le service de prévention et de santé au travail (SPST) dont vous dépendez. L’identité complète du salarié est indispensable. Cela inclut son nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance.
Si votre salarié a un numéro de Sécurité sociale, indiquez-le. Sinon, la déclaration est tout de même prise en compte.
Enfin, précisez la date et l’heure d’embauche. Les informations du contrat (type, durée, période d’essai) sont aussi nécessaires. Pour un salarié né en Outre-mer, indiquez 97. Pour l’étranger, précisez 99, la commune et le pays de naissance.
Voici un récapitulatif des mentions obligatoires :
| Mentions obligatoires de la DPAE | Détail de l’information |
|---|---|
| Dénomination sociale ou nom/prénoms employeur | Identification de l’employeur |
| Code Naf (APE) de l’entreprise | Identification de l’activité principale |
| N° Siret et adresse de l’établissement | Identification administrative de l’établissement |
| Service de prévention et de santé au travail (SPST) dépendant | Orientation vers le bon organisme de santé au travail |
| Identité complète du salarié (nom, prénoms, sexe, date, département/commune de naissance, n° Sécurité sociale si existant) | Identification unique du salarié |
| Date et heure d’embauche | Point de départ légal du contrat |
| Informations relatives au contrat de travail (type, durée, période d’essai) | Cadre juridique de l’emploi |
Gestion des DPAE en grand volume : l’API DPAE
Pour les entreprises gérant un grand nombre de DPAE, l’API DPAE est une solution. C’est un système « machine to machine ». Il permet à votre logiciel de paie de s’authentifier directement. Vous pouvez ainsi déposer un très grand nombre de déclarations.
Les retours incluent des accusés d’enregistrement et des bilans de traitement. L’utilisation de l’API ne nécessite pas d’inscription spécifique. Toutefois, un abonné inscrit au service en ligne Urssaf est requis. Ses identifiants doivent être renseignés dans le flux d’authentification.
Le service Urssaf Première Embauche : un accompagnement pour les nouveaux employeurs
Si vous embauchez pour la première fois, l’Urssaf propose un service dédié. Le service Première Embauche vous accompagne gratuitement pendant un an. C’est une aide précieuse pour vos premières démarches.
Les cas d’exonération ou de dispense de DPAE
Situations de non-application d’une nouvelle DPAE
Dans certains cas, une nouvelle DPAE n’est pas nécessaire. Si un CDD est renouvelé sans interruption, pour le même poste, il n’y a pas lieu de refaire la déclaration. Un passage de CDD à CDI, sans interruption ni changement de poste, dispense aussi de nouvelle DPAE.
De même, en cas de fusion-absorption ou de reprise d’entreprise. Si les salariés conservent les mêmes emplois. Et s’il n’y a pas eu d’interruption de travail (sauf congés).
Dispenses liées aux dispositifs simplifiés
Certains dispositifs simplifiés intègrent déjà la DPAE. Les adhérents à l’Urssaf service Tese en sont dispensés. Il en va de même pour l’Urssaf service Cea et le TFE (Titre Firmes Étrangères). Le Guichet Unique Spectacle Occasionnel (Guso) inclut également cette formalité.
Catégories de personnel exonérées de DPAE
Certains personnels n’ont pas besoin de DPAE. Les stagiaires, par exemple, n’ont pas le statut de salarié. Les bénévoles sont également exonérés de cette démarche.
Il n’y a pas de lien de subordination salariale pour les bénévoles. Les volontaires du service civique sont aussi dispensés de DPAE.
Les sanctions en cas de non-respect de la DPAE
Sanctions applicables à l’employeur
L’absence de DPAE expose l’employeur à de sérieuses conséquences. Sur le plan civil, l’Urssaf peut régulariser les cotisations sociales éludées. C’est une obligation de paiement rétroactif.
Administrativement, une pénalité est appliquée. Elle équivaut à 300 fois le taux horaire du minimum garanti.
Sur le plan pénal, l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé. Une personne physique risque 45 000€ d’amende et 3 ans d’emprisonnement. Pour une personne morale, l’amende peut atteindre 225 000€, avec un placement sous surveillance judiciaire.
Voici les sanctions pour l’employeur :
| Sanctions DPAE : Employeur | Conséquences |
|---|---|
| Sanctions civiles | Régularisation des cotisations de Sécurité sociale éludées par l’Urssaf |
| Sanctions administratives | Pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti |
| Sanctions pénales (délit de travail dissimulé) | Personne physique : 45 000&euro ; d&rsquo ;amende et 3 ans d&rsquo ;emprisonnement ; Personne morale : 225 000&euro ; d&rsquo ;amende et placement sous surveillance judiciaire |
Sanctions applicables au donneur d’ordre ou maître d’ouvrage
En tant que donneur d’ordre ou maître d’ouvrage, vous avez une obligation de vigilance. Elle concerne les contrats d’un montant égal ou supérieur à 5 000€. Cette vérification est requise à la conclusion du contrat. Elle doit être répétée tous les six mois.
Si vous manquez à cette vigilance, vous encourez une procédure de solidarité financière. Vous pourriez être condamné solidairement au paiement des impôts, taxes et cotisations. Cela inclut aussi les aides publiques perçues, ainsi que les rémunérations non déclarées.
Voici les sanctions pour le donneur d’ordre ou maître d’ouvrage :
| Sanctions DPAE : Donneurs d’ordre / Maîtres d’ouvrage | Conséquences (pour contrats &ge ; 5 000&euro 😉 |
|---|---|
| Manquement à l’obligation de vigilance | Condamnation solidaire au paiement des impôts, taxes, cotisations, aides publiques, rémunérations non déclarées |
Foire aux questions DPAE
Comment consulter ou modifier une DPAE ?
Vous pouvez consulter ou modifier votre DPAE depuis votre espace en ligne urssaf.fr. Certaines données sont éditables. Vous pouvez également éditer les accusés de réception. Ces documents sont disponibles pour les 14 derniers mois.
La création de votre établissement est en cours de validation : comment effectuer vos DPAE ?
En attendant l’attribution de votre Siret, vous avez des solutions. Complétez le formulaire Cerfa DPAE pour chaque salarié. Adressez-le à l’Urssaf compétente par courrier postal. Faites-le avant la prise de fonction du salarié.
Conservez une preuve de cet envoi en cas de contrôle. Dès l’obtention de votre Siret, enregistrez ces déclarations en ligne.
Que doit-on indiquer si le salarié est né en Outre-mer ou à l’étranger ?
Si votre salarié est né dans un département d’Outre-mer, indiquez 97.
Pour une naissance à l’étranger, le code est 99. Précisez alors la commune et le pays de naissance.
Si la date de naissance est basée sur un calendrier lunaire, indiquez 01/01/année de naissance.
Le salarié peut-il demander une copie de sa DPAE ?
Oui, vous avez l’obligation de fournir l’accusé de réception de la DPAE. Le bulletin de paie est également une preuve de déclaration. Le salarié peut aussi contacter l’Urssaf par écrit. Il demandera alors une confirmation de sa déclaration.
La DPAE est-elle nécessaire même sans contrat de travail écrit ?
Oui, la DPAE est obligatoire pour tout salarié relevant du régime général. Même si un CDI peut être oral.
Cependant, un contrat écrit est impératif pour certains types de contrats. Cela inclut les CDD, CTT, contrats d’apprentissage ou de professionnalisation.
Que faire si le salarié ne se présente pas après la DPAE ?
Si le salarié ne se présente pas, vous devez en informer l’Urssaf rapidement. S’il s’agit d’une première DPAE, cela permet d’interrompre l’ouverture de votre compte employeur. Pour une DPAE ultérieure, une simple notification suffit.
Vous l’avez compris, la DPAE est une démarche fondamentale. Elle sécurise l’embauche pour l’employeur et le salarié. Sa bonne exécution est garante de conformité.
